[노션 업무 활용 가이드 #1] 노션, 왜 쓰는가? – 실무자가 알아야 할 핵심 기능

 

비즈니스 협업 도구의 선택지는 많다. 하지만 노션(Notion)은 ‘모든 것을 하나로’ 통합하려는 철학을 가진 툴이다. 메모, 문서, 데이터베이스, 프로젝트 관리, 위키, 일정관리까지 하나의 공간에서 가능하다는 점에서 실무자들이 주목하고 있다.

노션은 단순한 메모 툴이 아니다

많은 사람들이 노션을 처음 접할 때 단순한 메모 또는 정리 도구라고 생각한다. 하지만 노션의 진가는 **‘모든 업무 흐름을 문서 기반으로 정리하고 연결할 수 있다’**는 점에 있다.

노션은 아래와 같은 특징을 갖는다.

• 모든 요소가 블록 단위로 구성되어 있어, 텍스트, 이미지, 표, 할 일 목록 등을 자유롭게 배치할 수 있다.
• 문서 기반이지만 단순한 문서에 머무르지 않고 데이터베이스 형태의 콘텐츠 관리도 가능하다.
• 다양한 뷰(View) 기능을 통해 같은 데이터를 칸반 보드, 리스트, 캘린더 등으로 표현할 수 있어 프로젝트 관리 툴로도 충분히 활용된다.
• 댓글, 멘션, 권한 설정을 통한 실시간 협업도 지원하며, 슬랙, 구글 캘린더, 피그마 등 외부 도구와의 연동도 가능하다.

실무에 바로 적용되는 노션 핵심 기능

노션을 업무에 활용하고 싶다면, 다음 핵심 기능들을 익히는 것이 우선이다.

1. 페이지(Page)와 블록(Block)

• 페이지는 노션의 기본 단위다. 업무 단위로 문서를 나누고, 페이지 내에 서브 페이지를 계층적으로 구성할 수 있다.
• 블록은 텍스트, 체크리스트, 이미지, 코드, 데이터베이스 등 노션의 기본 조립 요소다. 마치 레고처럼 원하는 형태로 조립해 페이지를 구성한다.

2. 데이터베이스(Database)

• 실무에선 표(Table) 형태의 데이터베이스를 가장 많이 쓴다. 예를 들어 ‘업무 리스트’를 표로 만들고, 담당자/마감일/진행 상태를 추가하면 간단한 프로젝트 관리 도구가 된다.
• 하나의 데이터를 다양한 뷰로 보여줄 수 있어, 칸반보드, 캘린더, 갤러리로도 손쉽게 전환할 수 있다.

3. 템플릿(Template)

• 노션은 문서나 데이터베이스에 반복되는 양식을 저장하고 재사용할 수 있는 기능을 제공한다.
• 예를 들어 회의록 템플릿, 주간 업무 리뷰 템플릿을 만들어 놓고 매주 복사해 사용하는 식이다.

4. 멘션과 댓글 기능

• 실시간 협업을 위한 핵심 기능. 특정 블록이나 문서에 팀원을 멘션(@)하고 댓글을 달아 업무 피드백을 주고받을 수 있다.
• 피드백 히스토리도 남아 투명한 협업 환경이 조성된다.

5. 권한 설정 및 공유

• 특정 페이지 또는 전체 워크스페이스 단위로 접근 권한을 설정할 수 있다.
• 보기 전용, 댓글 가능, 편집 가능 등 권한 수준을 조절할 수 있어 정보 보호와 협업 효율을 동시에 챙길 수 있다.

왜 노션인가? 다른 툴과의 차별점

노션을 사용해야 할 이유는 단순히 기능이 많아서가 아니다. 업무 흐름을 하나의 공간에 통합할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이다.

항목	노션	구글 드라이브	컨플루언스	트렐로
문서 작성 및 공유	✅	✅	✅	❌
협업 기능 (댓글/멘션 등)	✅	✅	✅	✅
데이터베이스/프로젝트 관리	✅	❌	❌	✅
템플릿 및 자동화 기능	✅	❌	일부	❌
내부 위키 구축	✅	❌	✅	❌

노션은 협업툴, 문서툴, 프로젝트 관리툴, 위키툴의 기능을 **올인원(All-in-one)**으로 통합한 플랫폼이다. 특히 스타트업, IT팀, 콘텐츠 제작 조직 등에서 빠르고 유연한 정보 정리와 지식 축적이 필요할 때 최적의 도구가 된다.

이런 팀에게 노션이 잘 맞는다

• 문서 작성과 공유가 잦은 기획팀, 마케팅팀
• 업무의 히스토리를 남기고 싶은 고객지원팀
• 빠르게 의사결정하고 업무를 체계화해야 하는 스타트업
• 협업 중심으로 일하는 크로스팀 프로젝트

노션은 '정형화된 시스템이 없는 조직'이 업무 체계를 잡는 데 유용하며, 동시에 기존 툴 대비 유연성과 직관성을 원하는 팀에게도 적합하다.

앞으로의 시리즈에서 다룰 내용

이번 글에서는 노션이 어떤 툴인지, 실무자가 주목해야 할 핵심 기능은 무엇인지를 정리했다. 다음 글에서는 실제 업무 환경에서 노션을 어떻게 세팅해야 할지, 워크스페이스와 페이지 구조 설계 전략에 대해 다룰 예정이다.

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📌 참고 자료 및 출처

• https://www.notion.so/product
• https://www.notion.so/help
• https://www.notion.so/templates
• https://zapier.com/blog/notion-tips/