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그룹웨어 도입 시 실무자가 가장 먼저 부딪히는 결정 중 하나는 바로 도입 방식이다. 구축형(On-premise)으로 갈지, 구독형(SaaS)으로 갈지에 따라 예산, 운영, 기술 전략이 완전히 달라진다.
이번 글에서는 도입 방식에 따른 전략적 차이점과 각각 어떤 기업에 적합한지 구체적으로 비교해본다.
두 방식의 핵심 비교
| 구분 | 구축형(온프레미스) | 구독형(클라우드, SaaS) |
| 서버 위치 | 사내 IDC 또는 별도 구축 | 벤더의 클라우드 서버 이용 |
| 초기비용 | 고정비 중심 (구매비용, 설치비) | 운영비 중심 (월 과금) |
| 운영 주체 | 내부 IT 또는 외주 | 벤더가 유지보수 및 운영 |
| 커스터마이징 | 자유로운 설계 가능 | 제한적이거나 불가 |
| 보안 | 직접 통제 가능 | 벤더 정책 기반, 인증 필수 |
| 도입 속도 | 1~3개월 | 1~4주 이내 |
어떤 기업에 어떤 방식이 적합할까?
✅ 구축형이 적합한 기업
- 보안 민감 업종 (금융, 의료, 제조 등)
- 내부 시스템과 복잡한 연동 필요 (ERP, 회계, 인사 등)
- 자체 서버 및 IT운영 인프라 확보된 경우
- 커스터마이징이 중요한 기업 (특수 업무, 자체 양식 등)
▶ 예: 제조 중견기업 A사 – ERP와 근태 시스템 연동 위해 구축형 선택
✅ 구독형이 적합한 기업
- 빠르게 시작하고자 하는 기업 (스타트업, 빠른 성장기업)
- 내부 IT인력이 부족하거나 외부 위탁이 어려운 경우
- 초기 투자비용 부담이 큰 중소·중견기업
- 기능 변화나 업데이트를 자주 수용할 수 있는 조직 문화
▶ 예: 물류 중견기업 B사 – 2주 만에 다우오피스 SaaS형 도입 후 바로 운영
예산 비교 예시 (50인 기준, 연간 기준)
| 항목 | 구축형 | 구독형 |
| 초기 도입비 | 약 1,500만원 (설치 + 라이선스) | 약 600만원 (월 5만원/인 기준) |
| 연간 운영비 | 약 200~300만원 (유지보수) | 포함 (요금제 내 유지보수 포함) |
| 하드웨어 | 별도 서버 필요 | 불필요 |
※ 구축형은 2년 이상 사용 시 TCO 기준 유리할 수 있으나, 초기 투자비와 IT관리역량 요구됨
하이브리드 도입도 가능하다
일부 기업은 중요 기능은 구축형으로, 부가기능은 SaaS로 병행하는 하이브리드 방식을 택하기도 한다.
- 예: 전자결재는 구축형, 메일·메신저는 SaaS 도구 활용
- 업무 중요도와 보안 등급에 따라 유연하게 조합 가능
정리하며
도입 방식은 단순한 비용 문제가 아니라, 우리 조직의 IT 역량, 업무 복잡성, 성장 전략에 따른 선택이다.
처음부터 모든 걸 갖춘 그룹웨어가 필요하지 않다면 SaaS부터 가볍게 시작하고, 필요 시 점진적 확장도 고려해보자.
다음 편에서는 도입 이후 그룹웨어를 성공적으로 정착시키는 실무 운영 전략을 다룬다.
📌 참고 자료 및 출처
- 다우오피스 요금제 비교: https://www.daouoffice.com/price
- KISA 클라우드 보안 인증 (CSAP) 목록: https://www.kisa.or.kr
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