우리 회사에 맞는 그룹웨어는? 선택 기준 총정리 [중견기업 GW 도입 가이드 #2]

중견기업 그룹웨어 도입 가이드 시리즈 (swimparkslog.com)

 

그룹웨어 도입을 검토할 때 가장 많이 나오는 질문은 바로 “어떤 제품을 도입해야 할까?”다. 시장에는 수십 개의 그룹웨어 솔루션이 존재하고, 기능도 비슷해 보여 선택이 쉽지 않다. 그러나 중견기업 입장에서는 기업의 규모, 업무 특성, 기술 역량, 예산 등을 고려해 ‘맞춤형’ 기준을 세우는 것이 가장 중요하다.

이번 편에서는 우리 회사에 꼭 맞는 그룹웨어를 고르는 선택 기준을 실무 중심으로 정리해본다.

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그룹웨어 선택 시 먼저 물어야 할 질문

다음 질문에 대한 답을 명확히 해야 제품을 고를 수 있다:

• 우리 회사는 클라우드 기반으로 운영할 수 있는 IT 역량이 있는가?
• 사내 결재, 커뮤니케이션, 일정관리 중 가장 시급한 업무는 무엇인가?
• 다른 시스템(ERP, 인사시스템 등)과 연동이 필요한가?
• 도입에 투자할 수 있는 예산은 어느 정도인가?
• 국내 벤더의 AS/교육 지원이 중요한가?

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선택 기준 ① 도입 형태: 구축형 vs 클라우드(SaaS)

구분	구축형(온프레미스)	클라우드(SaaS)
설치 방식	내부 서버에 설치	벤더의 클라우드 사용
초기 비용	높음 (라이선스+서버)	낮음 (월 구독료)
유지보수	자체 운영 필요	벤더가 유지보수 제공
커스터마이징	유연함	제한적 또는 불가능
보안/통제	직접 통제 가능	벤더 신뢰 기반
대상 기업	보안 민감한 중견·대기업	빠른 도입 원하는 기업, 100명 이하 선호

→ 중견기업 다수는 클라우드 기반으로 도입 후, 핵심 업무 위주로 확장하는 전략을 선택하고 있다.

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선택 기준 ② 기능 우선순위 정하기

모든 기능이 다 잘 되어 있는 그룹웨어는 없다. 우리 회사에 가장 필요한 기능이 무엇인지를 먼저 정리해야 한다.

업무영역	기능 예시	이런 기업에 적합
의사결정	전자결재, 결재선 관리	내부 보고·승인 절차 많은 기업
협업	일정 공유, 회의실 예약, 메신저	프로젝트 다수, 부서간 협업 빈번한 조직
자산/문서	파일 버전관리, 문서 양식 관리	공용문서·계약서 많은 기업
근무관리	출퇴근, 휴가관리, 연차정산	인사관리 연동이 필요한 기업
외부 연동	ERP, 회계시스템, 메일	기존 시스템과 통합 필요한 기업

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선택 기준 ③ 국내 vs 글로벌 그룹웨어

항목	국내 솔루션	글로벌 솔루션
대표 브랜드	가비아, 더존비즈온, 다우오피스, 네이버웍스	구글 워크스페이스, MS365, Slack 등
장점	한글 UI, 전자결재 강함, 커스터마이징 가능	글로벌 UX, 다양한 앱 연동, 대외 커뮤니케이션 강점
단점	글로벌 기업과 협업 기능 부족	전자결재, HR 등 국내 업무환경 미흡
기술지원	국내 기술지원 용이	일부 영문 Only 또는 외주 형태

→ 국내 중견기업은 국내 벤더 솔루션 도입률이 여전히 높으며, 글로벌 도구는 일부 병행 사용 중인 경우가 많다.

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예산별 접근 전략

예산 수준	추천 접근 방식
500만원 이하	클라우드 SaaS, 기본형 요금제 (다우오피스 Lite 등)
1,000만원 전후	커스터마이징 가능한 국내 그룹웨어
2,000만원 이상	그룹웨어+ERP/HR 연동형 구축형 또는 프라이빗 클라우드 도입 고려

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정리하며

그룹웨어는 단순히 “좋은 솔루션”을 찾는 것이 아니라, 우리 회사의 업무 환경에 가장 잘 맞는 도구를 고르는 과정이다. 무조건 기능 많은 제품보다는, 핵심 문제를 해결할 수 있는 제품을 골라야 실질적 효과를 볼 수 있다.

다음 편에서는 도입 전 실무자들이 자주 묻는 질문들(FAQ)을 정리해 실무 검토 시 흔히 놓치는 포인트들을 짚어보자.

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📌 참고 자료 및 출처

• 다우오피스 공식 사이트: https://www.daouoffice.com/
• 네이버웍스 비교표: https://campaign.worksmobile.com/kr/service/price/
• 가트너 SaaS 그룹웨어 시장 분석 (2023)