반응형
그룹웨어는 도입이 끝이 아니다. 시스템만 설치하고 “잘 써보세요”라고 안내한다면, 조직은 기존 방식으로 금방 회귀하고 만다. 도입 후 6개월은 그룹웨어가 조직에 안착하고 일하는 방식을 바꾸는 핵심 시기다. 이번 편에서는 그룹웨어가 조직에 제대로 뿌리내리기 위한 도입 후 운영 전략을 정리해본다.
왜 초기 6개월이 중요한가?
- 사용자 습관이 이 시기에 굳어진다: 이 시기를 놓치면 도구는 ‘형식적인 시스템’으로 전락할 수 있음
- 기능 인식보다 활용 경험이 중요하다: 실제 써보고 편하다는 경험이 누적되어야 활용률이 올라간다
운영 전략 ① 핵심 기능 중심의 단계별 확산
| 단계 | 운영 포인트 |
| 1단계 | 전자결재, 일정 공유 등 ‘기본 기능’ 먼저 집중 확산 |
| 2단계 | 메신저, 파일 공유 등 협업 기능 사용 유도 |
| 3단계 | 근태·인사 연동, 통합관리 기능 도입 검토 |
▶ 한꺼번에 모든 기능을 안내하기보다는 업무에서 가장 자주 쓰이는 기능부터 자연스럽게 익히게 하는 방식이 효과적이다.
운영 전략 ② 사용자 교육 & 리더 활용 유도
- 도입 초기 교육은 전 직원 대상 + 관리자 별도 교육 병행
- 사용 매뉴얼 + 실습 기반 교육이 효과적
- 실무 리더/팀장이 적극적으로 사용할 수 있도록 활용 사례 공유
▶ “팀장님이 안 쓰면 팀도 안 쓴다”는 말이 있을 정도로 조직 내 전파력은 상사에게서 시작된다.
운영 전략 ③ 운영성과 모니터링 및 피드백
- 도입 후 1~3개월 단위로 사용률, 기능별 활용 통계를 분석해야 함
- 활용이 저조한 기능에 대해서는 현업과 인터뷰·서베이 진행 후 보완
- 구성원의 불편사항을 수렴해 FAQ 및 개선안 공지
▶ “관리자 모드”를 활용해 부서별 로그와 사용 패턴을 시각화해보면 문제를 쉽게 파악할 수 있음
운영 전략 ④ 사용자 지원체계 확보
- 내부 Helpdesk 운영 또는 벤더의 CS 채널 적극 활용
- 사용 중 오류/장애 발생 시 빠른 대응이 시스템 신뢰도를 높임
- 주요 기능에 대한 간단한 영상 매뉴얼 제작도 효과적
▶ 주간/월간 단위로 간단한 “활용 꿀팁” 공지하는 것도 유용함
정리하며
그룹웨어 도입은 시작일 뿐, 조직문화와 업무방식을 바꾸는 여정이다.
처음 3~6개월 동안의 정착 전략이 시스템의 성공 여부를 좌우한다.
도입 이후에는 기능 중심 운영에서 사용자 중심 운영으로 전환하는 것이 핵심이다.
📌 참고 자료 및 출처
- 다우오피스 고객사 활용 사례 세미나 자료 (2024)
- 네이버웍스 그룹웨어 관리자 매뉴얼: https://campaign.worksmobile.com/kr/support/admin/
반응형
'디지털 전환(DX), IT' 카테고리의 다른 글
| [노션 업무 활용 가이드 #2] 업무용 노션 환경 세팅하기 – 워크스페이스와 페이지 구조 (0) | 2025.04.02 |
|---|---|
| [노션 업무 활용 가이드 #1] 노션, 왜 쓰는가? – 실무자가 알아야 할 핵심 기능 (0) | 2025.04.02 |
| 구축 vs 구독, 도입 방식에 따른 전략 차이 [중견기업 GW 도입 가이드 #4] (0) | 2025.04.01 |
| 그룹웨어 도입, 실무자가 가장 많이 묻는 질문 [중견기업 GW 도입 가이드 #3] (0) | 2025.04.01 |
| 우리 회사에 맞는 그룹웨어는? 선택 기준 총정리 [중견기업 GW 도입 가이드 #2] (0) | 2025.04.01 |